Зачем нужна автоматизация на 1С

Попробуем рассказать простым языком, зачем вообще автоматизировать предприятие, зачем нужны ERP, MES, CRM и что такое корпоративная информационная система (КИС).

Сначала аллегория про советские магазины. Булочная, мясо, молоко - все на разных улицах. Весь день уйдет, пока обойдешь. А сейчас? В торговых центрах есть все товары и даже кинотеатры и спортивные сооружения. Так вот, информационная система предприятия – это место, где собрана вся информация о компании, о ее ресурсах, бизнес-процессах, клиентах, сотрудниках, поставщиках, ситуации в целом. Здесь же вы получаете отчетность о том, как все обстоит на самом деле, и можете сравнить ее с рассказами в исполнении сотрудников.

А еще это значит, что вы всегда не зависимо от присутствия сотрудника на работе, сможете получить всю информацию о состоянии дел в компании. Вы будете знать, сколько предприятие зарабатывает и на чем, сколько тратит и куда, сколько должны вам и сколько должны вы, сможете сравнить фактические показатели с плановыми. Пользуясь таким инструментом, вы в состоянии управлять бизнесом, полагаясь не на интуицию, а на точные данные. И эффективность работы сотрудников оценивать а на основании цифр в отчетности.

Нравится? Вот это и есть корпоративная информационная система или система управления предприятием. Если коротко.

Информационная система – это инструмент для управления бизнесом. А управлять можно только на основе планирования и отчетности. Для того чтобы получить качественную отчетность в реальном времени, нужен инструмент. Иногда уходят годы на его внедрение . И годы эти уходят именно на автоматизацию бизнес-процессов, на обучение сотрудников и изменение их менталитета, на замену одних сотрудников, не желающих работать в новых условиях, на других, на изменение нерациональных процессов на более оптимальные.

Однако если компания управляема, сотрудники квалифицированы, бизнес-процессы не носят характер хаоса, все будет хорошо. А если каждый сотрудник сам решает, когда ему появиться на работе, что и как на этой работе делать, проблемы неминуемы. Отсутствие дисциплины, нежелание сотрудников исполнять указания руководства, саботаж правил, приведут проект по внедрению автоматизированной системы управления в тупик. Да и отсутствие воли у руководства, чтобы заставить бизнес жить по единым правилам тоже не принесет ничего хорошего.

Эффективность и производительность труда

Всем известно, что себестоимость автомобилей ВАЗа выше, чем у многих зарубежных моделей. Казалось бы, у них там и зарплаты выше и другие затраты, а машины, почему-то дешевле. Парадокс? Ничуть. Все просто. Дело в производительности труда. Потому этот труд у них автоматизирован. Пока наш работяга произведет «десятку», японец (вернее робот, которым японец управляет) сделает десять «тойот». Вроде прост секрет, но это не так. Автоматизировать предприятие сложно.

Бесполезные вопросы

Представим средний офис. Все что-то друг у друга выясняют, звонят с важным видом, записывают в блокнот. Создают видимость энергичной деятельности. Очень много бесполезной работы. Из восьми часов рабочего дня средний сотрудник более половины времени расходует на выяснение всевозможных вопросов, еще сколько-то на чаепитие и пр. Сколько он продуктивно работает, считайте сами. Некоторые сотрудники, вместо того, чтобы делать что-то позитивное, работают «справочным бюро». Обычная деятельность предприятия – непрерывные  вопросы.

• Есть товар на складе?
• Поставщику оплатили?
• Когда будет  поставка?
• Мое задание  выполнено?
• Деньги от  клиента пришли?
• Заказ оформлен?
• Что ответил  клиент на коммерческое  предложение?
• Схему нарисовали?
• Товар приехал?
• По срокам  работ укладываемся?
• Выручка за последний месяц выросла?
• Сколько нам  должны?
• Договор подписан?
• Сколько тратим на рекламу и аренду?
• Сколько мы  заработали на этом проекте?
• …

Чем проще и быстрее вы получаете ответы на эти и другие вопросы, тем выше производительность труда на предприятии, потому что персонал не тратит время на поиск ответов. И как следствие, ваш бизнес работает эффективнее.

Это называется прозрачность бизнеса. Бизнес прозрачен, когда всем все понятно. И на понимание ситуации не нужно несколько раз в неделю собирать совещания, на которых приходится, верить на слово ответственному, потому что проверить его слова затруднительно, если вообще возможно.

Если у вас есть инструмент, позволяющий понимать всю картину самостоятельно и не зависеть от чьих-то слов – значит, ваш бизнес прозрачен. Совещания тогда нужны не для выяснения ситуации, а для решения важных вопросов по ее изменению, по планированию и т.д. Именно туман в бизнес-процессах компании доводит руководителей до истерики, когда нужно выяснить какой-то мелкий вопрос, но либо сотрудник, отвечающий за этот вопрос в отпуске, либо уволился, либо «по данным отдела продаж столько-то, но по данным бухгалтерии иначе».

Двойной ввод данных

Да чего уж там, тройной и пятерной встречается. Чтобы оформить договор, реквизиты приходится занести в одно место. Чтобы оформить счет, в другое, параллельно, ошибаясь. Чтобы оформить акт и счет-фактуру, бухгалтер это делает в третий раз. Оформляем платеж, заносим в четвертый раз. К тому же вся цепочка этих документов - не связана друг с другом. Договор в одном месте, счета в другом, коммерческие предложения были на компьютере менеджера, который уволился, а платежи вообще в клиенте банка. Вот это и называется информационный вакуум, туман. То есть, в принципе, всё видно, но очень плохо.

И чем выше статус сотрудника, тем больнее по нему этот вакуум ударяет, потому что, тем дороже его время, и тратить его впустую очень накладно. Хотя на деле так все и происходит. Руководители многих компаний, вместо того, чтобы думать о развитии бизнеса, «кирпичи таскают». Хотя можно и подъемник поставить для кирпичей.

ERP-система – это корпоративная электронная энциклопедия.

Для чего существуют энциклопедии? Для того, чтобы сэкономить время на поиск информации. Когда вся информация собрана в одном месте и вам нужно только научиться пользоваться этой одной энциклопедией, а не несколькими сразу. А зачем нужны электронные энциклопедии? Правильно – для того, чтобы эту самую информацию быстро найти. Никто не спорит, что можно организовать учет и на бумаге. Только что с этой бумагой делать, когда у вас ее будет вагон? Как искать нужную информацию? Можно, например, нанять на работу архивариуса...

Система управления предприятием – это не только инструмент управления, но и средство для принятия решений, для хранения корпоративных документов и истории бизнес-процессов, а также средство для поиска ответов на все бизнес-вопросы. А таких вопросов не мало.